প্রথম টেন্ডারে অংশ নেওয়ার আগে: সরবরাহকারীর প্রস্তুতি চেকলিস্ট
প্রথম টেন্ডারের প্রস্তুতি শুরু করুন তিনটি প্রশ্ন দিয়ে: আপনার প্রতিষ্ঠান কি শর্ত পূরণ করে, নির্দিষ্ট পণ্য সময়মতো দিতে পারবে, আর পুরো কাজের খরচ বহন করতে পারবে? উত্তর খুঁজতে শুধু বিজ্ঞপ্তি নয়, ওই টেন্ডারের সম্পূর্ণ দলিল ও সর্বশেষ সংশোধনী পড়তে হবে। নিচের ছকটি আপনার নিজের প্রস্তুতি গুছিয়ে নেওয়ার জন্য; এটি সরকারি চেকলিস্ট নয়।
১. নিবন্ধন আর টেন্ডারের যোগ্যতা আলাদা করে দেখুন
e-GP-তে হিসাব খোলার প্রস্তুতি এবং একটি নির্দিষ্ট টেন্ডারে অংশ নেওয়ার যোগ্যতা এক বিষয় নয়। সরকারি e-GP নিবন্ধন নির্দেশনা দেখে নিজের নিবন্ধনের অবস্থা যাচাই করুন। নিবন্ধন অনুমোদিত হলেও প্রতিটি টেন্ডারের অভিজ্ঞতা, আর্থিক সক্ষমতা, অনুমোদনপত্র ও অন্যান্য শর্ত আলাদাভাবে মিলিয়ে নিতে হবে।
জাতীয় দরদাতা বা পরামর্শক নিবন্ধনের সরকারি তালিকায় প্রতিষ্ঠানের নিবন্ধন বা কোম্পানির কাগজ, ট্রেড লাইসেন্স, TIN, VAT সনদ এবং অনুমোদিত অ্যাডমিনের পরিচয় ও অনুমোদনসংক্রান্ত কাগজ রয়েছে। আপনার নিবন্ধনের ধরন অনুযায়ী সরকারি আবশ্যিক কাগজপত্রের সম্পূর্ণ তালিকা মিলিয়ে নিন। এই নিবন্ধন তালিকাকে কোনো নির্দিষ্ট টেন্ডারের সব কাগজপত্রের তালিকা ধরে নেবেন না।
২. বিজ্ঞপ্তি থেকে এক পাতার কাজের নোট বানান
দলিল পড়ার সময় নিচের তথ্যগুলো এক জায়গায় লিখুন। প্যাকেজ বা লট হলো ক্রয়ের নির্দিষ্ট অংশ; এক টেন্ডারে একাধিক অংশ থাকলে আপনি কোনটিতে অংশ নেবেন, তা পরিষ্কার করুন। কোনো শর্ত বুঝতে অসুবিধা হলে দলিলে দেওয়া পদ্ধতি ও সময়সীমা অনুযায়ী ক্রয়কারীর কাছে ব্যাখ্যা চান।
- কী কিনবে: পণ্যের নাম, পরিমাণ, একক, কারিগরি বৈশিষ্ট্য ও প্রয়োজনীয় আনুষঙ্গিক জিনিস।
- কোথায় ও কখন দিতে হবে: সরবরাহের স্থান, সময়সূচি, স্থাপন বা প্রশিক্ষণের কাজ থাকলে তার বিবরণ।
- কী প্রমাণ লাগবে: প্রতিটি যোগ্যতার শর্তের পাশে আপনার প্রমাণের নাম, মেয়াদ ও দলিলের পৃষ্ঠা নম্বর।
- কোন কোন সময়সীমা আছে: দলিল সংগ্রহ, ব্যাখ্যা চাওয়া, প্রাক্দরপত্র সভা এবং দরপত্র জমার সময় আলাদা করে লিখুন। সর্বশেষ সংশোধনীতে সময় বদলেছে কি না দেখুন।
৩. সরবরাহকারীর কোটেশনকে লিখিত প্রতিশ্রুতিতে আনুন
ফোনে বলা দাম দিয়ে চূড়ান্ত হিসাব করবেন না। প্রস্তুতকারক, আমদানিকারক বা পরিবেশকের কাছ থেকে লিখিত কোটেশন নিন। কোটেশনে পণ্যের মডেল, পরিমাণ, মূল্য কার্যকর থাকার শেষ দিন, মজুত বা সংগ্রহের সময়, সরবরাহের স্থান, পরিবহন, স্থাপন ও ওয়ারেন্টির দায়িত্ব স্পষ্ট আছে কি না দেখুন। যেখানে অনুমোদনপত্র বা পরীক্ষার সনদ প্রয়োজন, সেটি পাওয়া যাবে কি না আগে নিশ্চিত করুন।
ধরুন দলিলে স্থাপনসহ পণ্য চাওয়া হয়েছে, কিন্তু কোটেশনে শুধু পণ্যের দাম আছে। তখন সস্তা কোটেশনটি এখনও তুলনাযোগ্য নয়। বাদ পড়া কাজের খরচ ও দায়িত্ব লিখিতভাবে পরিষ্কার করে তারপর সিদ্ধান্ত নিন। ইংরেজিতে দেওয়া কোটেশন তুলনা ও খরচের ছকে এমন একটি কাল্পনিক হিসাবের উদাহরণ আছে।
৪. মূল্য আর নগদ অর্থের প্রয়োজন আলাদা হিসাব করুন
ক্রেতার মূল্যতালিকার প্রতিটি আইটেমের জন্য নিজের খরচ লিখুন। পণ্য, পরিবহন, স্থাপন, কর্মী, প্রযোজ্য কর, ওয়ারেন্টি ও অন্যান্য দায়িত্বের খরচ যেখানে প্রযোজ্য সেখানে রাখুন। একই খরচ দুই জায়গায় ধরা হয়েছে কি না এবং কোনো খরচ বাদ পড়েছে কি না দেখুন। লাভ রাখার আগে এই হিসাব পর্যালোচনা করুন।
এরপর নগদ অর্থের সময়সূচি তৈরি করুন: সরবরাহকারীকে কখন দিতে হবে, ক্রেতার কাছ থেকে অর্থ পাওয়ার শর্ত কী, আর মাঝের সময়ে কত অর্থ প্রয়োজন। জামানতের মূল অর্থ এবং সেটি ব্যবস্থা করার ফি বা অর্থায়নের খরচ আলাদা করে লিখুন। টেন্ডার সিকিউরিটি বা জামানতের পরিমাণ, গ্রহণযোগ্য ধরন, মেয়াদ ও শর্ত সরাসরি সংশ্লিষ্ট দলিল থেকে নিন; অন্য টেন্ডারের অঙ্ক ধরে হিসাব করবেন না।
৫. ছয়টি প্রশ্নে নিজের প্রস্তুতি যাচাই করুন
এই তালিকা কপি করে বা প্রিন্ট করে ব্যবহার করতে পারেন। প্রতিটি উত্তরের পাশে প্রমাণ রাখুন। কোনো গুরুত্বপূর্ণ উত্তর অজানা থাকলে সেটিকে সম্পন্ন হিসেবে চিহ্নিত করবেন না।
- যোগ্যতা: প্রতিটি আবশ্যিক শর্তের সঙ্গে মিলিয়ে প্রমাণ যাচাই হয়েছে কি?
- পণ্য: সঠিক স্পেসিফিকেশন, পরিমাণ এবং প্রয়োজনীয় অনুমোদন বা সনদ নিশ্চিত হয়েছে কি?
- সরবরাহ: ক্রেতার সময়সূচি মেনে পণ্য পৌঁছানো ও অন্য দায়িত্ব পালন সম্ভব কি?
- খরচ: কোটেশনের বাদ পড়া বিষয়সহ সম্পূর্ণ খরচ ও নগদ অর্থের প্রয়োজন পর্যালোচনা হয়েছে কি?
- কাগজ ও জামানত: সঠিক ফরম্যাট, স্বাক্ষর, তারিখ, মেয়াদ ও অনুমোদন যাচাই হয়েছে কি?
- শেষ পর্যালোচনা: অন্য একজন সম্পূর্ণ প্রস্তুতি দেখে নিয়েছেন এবং জমার সর্বশেষ সময় মিলিয়েছেন কি?
অসম্পূর্ণ কাজের ছক
নিচের নমুনাটি নিজের নোট বা স্প্রেডশিটে কপি করুন। এই পাতায় কোনো তথ্য জমা দেওয়া বা সংরক্ষণ করার ব্যবস্থা নেই। উদাহরণের কাজগুলো নিজের টেন্ডারের প্রয়োজন অনুযায়ী বদলান।
| কাজ | কী প্রমাণ লাগবে | দায়িত্ব ও সময় |
|---|---|---|
| অভিজ্ঞতার শর্ত মিলিয়ে দেখা | দলিলের শর্ত ও প্রাসঙ্গিক সনদ | নাম: ___ তারিখ: ___ |
| সরবরাহের সময় নিশ্চিত করা | সরবরাহকারীর লিখিত নিশ্চিতকরণ | নাম: ___ তারিখ: ___ |
| বাদ পড়া খরচ যাচাই করা | পর্যালোচিত খরচের ছক | নাম: ___ তারিখ: ___ |
| নিজস্ব অসম্পূর্ণ কাজ: ___ | প্রমাণ: ___ | নাম: ___ তারিখ: ___ |
৬. অংশ নেবেন কি না, সিদ্ধান্ত লিখে রাখুন
শুধু সময় ও টাকা খরচ হয়ে গেছে বলে দরপত্র জমা দেওয়ার সিদ্ধান্ত নেবেন না। আবশ্যিক শর্ত পূরণ না হলে, সরবরাহ নিশ্চিত না হলে বা প্রয়োজনীয় অর্থের ব্যবস্থা না থাকলে সেই সমস্যাটি আগে সমাধান করুন। সমাধান সম্ভব না হলে ওই সুযোগ ছেড়ে দেওয়াও একটি ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত। অংশ নেওয়ার সিদ্ধান্ত হলে জমার আগে সংশোধনী আবার দেখুন এবং সরকারি পদ্ধতিতে জমা দেওয়ার পর পাওয়া স্বীকৃতি বা নিশ্চিতকরণ সংরক্ষণ করুন।
পরের কাজ: একটি প্রাসঙ্গিক সুযোগ নিয়ে এই ছক পূরণ করুন
সরবরাহকারীদের জন্য Tenderytics কীভাবে সুযোগ খোঁজা ও প্রস্তুতি গুছিয়ে নিতে সাহায্য করে, দেখে নিন। প্যাকেজ ও মূল্য পর্যালোচনা করে ট্রায়ালের অনুরোধ করতে পারেন। ট্রায়াল অনুমোদনের পর শুরু হয়। Tenderytics-এর কোনো নোটকে সরকারি দলিলের বিকল্প হিসেবে ব্যবহার করবেন না।
আরও পড়ুন: অংশ নেওয়া বা না নেওয়ার সিদ্ধান্তের গাইড এবং টেন্ডার জামানত সম্পর্কে গাইড। এই দুটি গাইড ইংরেজিতে লেখা।
উৎস যাচাই: ৮ অক্টোবর ২০২৬। নিবন্ধনসংক্রান্ত তথ্যের জন্য উপরে দেওয়া সরকারি e-GP নির্দেশনা ও কাগজপত্রের তালিকা দেখা হয়েছে। ক্রয়ের ধরন অনুযায়ী প্রযোজ্য দলিল খুঁজতে BPPA-এর অনলাইন Standard Tender Document তালিকা দেখুন। বাকি ছক ও প্রশ্নগুলো Tenderytics-এর নিজস্ব প্রস্তুতি সহায়িকা; আপনার টেন্ডারের বর্তমান দলিল ও সংশোধনী অনুযায়ী ব্যবহার করুন।